Afbakening, proces en verificatie van maatschappelijke verslaglegging

 

Doelgroep
Als voornaamste/primaire doelgroep zien wij klanten en prospects die zich willen verdiepen in Vebego en haar bedrijfsonderdelen. Daarnaast kennen we als secundaire doelgroep: ‘stakeholders’ in meer algemene zin die vanuit welk belang dan ook geïnteresseerd zijn in Vebego. 

Atypisch jaarverslag
Het Vebego-jaarverslag is een atypisch jaarverslag ten opzichte van beursgenoteerde bedrijven. Dit kent mede als grondslag dat Vebego ervoor gekozen heeft om de aansluiting bij de doelgroep te laten prevaleren boven de compleetheid van de informatie. In sommige gevallen worden de onderwerpen in de Transparantiebenchmark en de GRI losgelaten, hoewel dit tot een minimum is beperkt. 
Met het volledig richten op de doelgroep ontstaat een verslaglegging die de relevantie bevorderd, waardoor de leesbaarheid verhoogd wordt en waarmee - uiteindelijk – de boodschap van ons bedrijf beter overkomt. 

Reikwijdte
De MVO-verslaglegging strekt zich uit van Vebego tot de keten  waarbinnen Vebego actief is. Afhankelijk van de mate van invloed  doen wij verslag over het gevoerde beleid en de behaalde prestaties. Alleen de prestatie-indicatoren van Vebego zelf worden verantwoord. Individuele prestaties van dochterbedrijven of joint ventures laten we buiten beschouwing.
Scope van de informatie
Dit verslag behelst de Vebego organisatie als groep, inclusief joint ventures met partners. In de tekstuele toelichting en de cases wordt aandacht besteed aan zowel de 100% bedrijven als de joint ventures. 

Periode van verslag
Dit verslag kent een tijdperiode van een jaar, zijnde het jaar 2014. Alle genoemde zaken en activiteiten hebben daarom plaatsgevonden in het jaar 2014. Indien er activiteiten vanuit 2013 zijn doorgelopen naar 2014, dan is dat apart vermeld. 

Keuze van onderwerpen
In dit jaarverslag doen we geen verslag van al onze activiteiten die maatschappelijke verantwoordelijkheid raken. Dat is een bewuste keuze. We beperken ons tot onderwerpen die een grote relevantie en een grote impact hebben op onze doelgroepen.  Het resultaat geeft een goed beeld van onze strategie en van de activiteiten die we in 2014 hebben verricht. Alle thema’s die maatschappelijk van belang zijn komen aan bod. De uiteindelijke keuze van onderwerpen hebben de directies van de verschillende bedrijf- en stafeenheden van Vebego gemaakt. Hierover hebben we geen contact gehad met onze stakeholders. 

Keuze prestatie-indicatoren
We maken onze prestaties in dit jaarverslag inzichtelijk en meetbaar met prestatie-indicatoren. Dat zijn in de eerste plaats de kernprestatie-indicatoren (KPI’s) die we hebben afgesproken met  aandeelhouders. Daarnaast meten we prestaties die we met de overige stakeholders hebben afgesproken. Dit zijn de stakeholders die een grote mate van invloed hebben op Vebego. Ook deze prestaties zijn zichtbaar in dit jaarverslag. Alle prestaties samen spelen een belangrijke rol bij het management en de sturing van de organisatie. En ze geven een goed beeld van onze maatschappelijke doelen en prestaties.

Definitie van prestaties
Bij het definiëren van de prestatie heeft Vebego zich gebaseerd op afspraken die we hebben gemaakt met de aandeelhouders en de andere mogelijke stakeholders. Het uitgangspunt is telkens dat prestatie op een betrouwbare wijze moet kunnen worden bepaald. Wanneer dat niet mogelijk is, geven we een schatting. Als dat zo is, melden we dat.

Beleid inzake informatieverstrekking
Vebego verstrekt informatie op een transparante, objectieve en continue manier conform de richtlijnen van de Transparantiebenchmark. Bovendien doen we al het mogelijke om op een en proactieve manier details bekend te maken die wij nuttig en informatief achten zodat mensen ons bedrijf kunnen begrijpen.

Consistentie
We streven ernaar om dit jaarverslag consistent te laten zijn met voorgaande jaarverslagen. Daar wijken we alleen van af als nieuwe inzichten daarom vragen. Als dat het geval is, melden we dat, inclusief de impact die het heeft op het desbetreffende onderwerp. 

Systeem voor verstrekking van interne informatie
Vebego streeft ernaar om zijn interne data systeem up-to-date te houden zodanig dat informatie op een gepaste manier snel, nauwkeurig en objectief kan worden verspreid.

Proces
Het proces om te komen tot maatschappelijke informatie in het jaarverslag kenmerkt zich door de lezersgroep helder te definiëren en hierop een op-maat document op te produceren. Doordat Vebego niet gebonden is aan richtlijnen die beursgenoteerde bedrijven kennen, bedeelt Vebego zich de vrijheid toe om de informatie zodanig weer te geven, zodat dit bij de lezer het beste te plaatsen is in de praktijk. 

De beschrijvingen van de organisatie, doelen en stand van zaken, worden per jaar geïnventariseerd en gecategoriseerd op relevantie voor onze doelgroepen. Vervolgens wordt tijdens de productie van de artikelen, verslagen, et cetera periodiek door de RvB gecontroleerd of de inhoud strookt met de organisatie- en communicatiedoelstellingen. Naast de RvB zijn bij dit proces de CFO, de concern controller en de communicatiemanager betrokken om alle informatie naar waarheid en goed gepresenteerd weer te geven.

Verificatie maatschappelijke informatie
Om te komen tot maatschappelijke informatie in het jaarverslag wordt een proces doorlopen, waarbij niet alleen het genereren van relevante informatie als doel wordt gehanteerd, maar ook de manier waarop we informatie verifiëren. Het proces binnen Vebego ziet er als volgt uit:

  • Allereerst wordt binnen een projectteam bepaald welke informatie voor de doelgroepen van het jaarverslag relevant is; 
  • Deze informatie wordt vervolgens door het projectteam verzameld vanuit de RVE’s en de holding, waarbij een categorisering plaatsvindt op maatschappelijke, economische en financiële informatie.
  • De maatschappelijke informatie wordt tezamen met de CSR-manager en de RvB gecontroleerd. 

Pas na goedkeuring van de RvB wordt de informatie opgenomen in het verslag. Het verslag wordt door de RvC geaccordeerd. Hierna vindt publicatie plaats. 

 

Bekendmaking van vooruitzichten voor de toekomst

 

Afbakening materiële onderwerpen
De jaarlijkse beoordeling van materialiteit is de basis voor de inhoud van dit jaarverslag. De bepaling van materiële onderwerpen is voorafgaand aan het jaarverslagproces gebeurd. Vebego doet dit in een aantal stappen, waarbij door het gehele proces een projectmatige aanpak (IPMA) wordt gehanteerd om voldoende diversiteit in het team te hebben en om op structurele wijze invulling te geven aan een relatief abstracte term: materialiteit. 

Stap 1:
Identificatie van de relevante aspecten (maatschappelijk, economisch en financieel) voor materialiteit. Hiervoor maken we een inventarisatie van alle mogelijke thema’s die betrekking hebben op materialiteit. Thema’s komen vanuit de bedrijven (onder andere vanuit de stakeholdersdialoog), maar ook vanuit holdingactiviteiten en vanuit Corporate Social Responsibility. 
Vervolgens worden de thema’s of onderwerpen geplaatst in een grid waarbij we de mate van relevantie en de impact op Vebego bepalen. Uiteindelijk ontstaat er een overzicht van de meest relevante thema’s, welke worden afgestemd met de RvB. Dit proces vindt 1x per jaar plaats. 

Stap 2:
Voor wat betreft het rapporteren van materialiteit, kijken we naar de mate waarin thema’s internationaal relevant zijn, dus voor al onze thuislanden. Vervolgens bepalen we welke onderwerpen het beste aansluiten bij het thema van het jaarverslag en de strategische context van het moment. Aangezien Vebego het meeste materialiteit kent in zachte factoren, zoals beschreven in het hoofdstuk duurzaamheid, blijkt het altijd lastig om de meetbaarheid sluitend te krijgen. De cases geven meer informatie over onze visie op materialiteit en de invulling daarvan. We bepalen de materialiteit binnen onze 100% bedrijven. Joint ventures worden op verzoek betrokken, maar dat is geen richtlijn binnen de Vebego-groep.

 
Terug naar boven